こんにちは。賃貸トラブル解決ナビ、運営者の熊坂です。
新しいお部屋での新生活、ワクワクしますよね。でも、荷解きをするその前に一つだけ絶対にやっておいてほしいことがあります。それが、お部屋の現況確認です。皆さんは、賃貸の入居時に行う物件状況確認リスト、いわゆる入居時チェックリストの書き方や提出に関する正しい知識をお持ちでしょうか。実は、このリストを正確に記入し、証拠となる写真を適切に残しておくことが、数年後の退去時に請求される原状回復費用を適正な範囲に抑えるための最強の盾となります。もし手元に所定の用紙がない場合のテンプレートの入手方法や自作のやり方、最近増えているスマホアプリでの登録手順、そして床や壁の傷をどのように表現すればいいのかという具体的な記述例まで、知っておくべきポイントは意外と多いものです。期限内に提出できなかったらどうなるのかといった不安も含め、このガイドではプロの視点から徹底的に解説していきます。
- 将来の退去費用トラブルを防ぐための具体的かつ法的に有効なチェックリストの記述テクニック
- 所定のリストがない場合でも安心できるテンプレートの入手先や自作リストの作成手順
- 言った言わないの水掛け論を回避するためのスマートフォンを使った証拠写真の確実な撮影方法
- 近年主流になりつつある入居者アプリを使用した現況報告のメリットと操作時の注意点
賃貸入居時チェックリストの書き方と基本ルール
まずは、入居時チェックリストを作成する目的とその重要性、そして具体的な記述の基本ルールについてお話しします。このリストは単なる「不具合報告書」ではありません。あなたが退去する際、「この傷は私がつけたものではありません」と証明するための唯一無二の証拠資料になります。面倒に感じるかもしれませんが、ここでのひと手間が数万円、場合によっては数十万円の節約につながるのです。
チェックリストがない場合の自作テンプレート
引っ越しの鍵渡し当日、管理会社から渡された書類の中に「入居時チェックリスト」や「現況確認書」が入っていなかった、というケースは実は少なくありません。特に個人の大家さんが管理している物件や、少し築年数の古いアパートなどでは、こういった書類が用意されていないことがあります。「リストがないなら、チェックしなくていいのかな？」と思ってしまうのは非常に危険です。
リストがない場合こそ、借主自らが積極的に記録を残す必要があります。なぜなら、入居時の状態を証明する資料がない状態で退去時に傷を指摘された場合、「入居時からありました」と口頭で主張しても、証拠がなければ認められない可能性が高いからです。
自作テンプレートを作成するのは難しくありません。基本的には、以下の項目が網羅されていれば、大学ノートやコピー用紙でも十分な効力を持ちます。
【自作リストに必須の記載項目】
- 物件情報： 物件名、号室
- 契約者情報： 契約者の氏名、契約日（または入居日）
- 確認日： 実際に部屋を確認した日付
- 確認場所： リビング、キッチン、浴室、玄関など
- 部位： 床、壁（クロス）、天井、建具（ドア・窓）など
- 具体的な状態： 傷、汚れ、動作不良などの詳細記述
ノートに罫線を引いて表を作るのが手間であれば、スマホのメモ機能に入力してスクリーンショットを保存し、それをプリントアウトして管理会社に送付するという方法でも構いません。重要なのは「形式」よりも「入居時点での事実が客観的に記録されていること」です。「所定の用紙がないから出さなくていいや」と放置することだけは絶対に避けましょう。
また、自作する際は、できるだけ「部屋ごと」にページを分けると整理しやすくなります。「洋室A」「洋室B」など、図面に記載されている名称を使って区別し、どの部屋のどの壁か（例：北側の壁、西側の窓）を特定できるように書いていくのがコツです。
国交省等のテンプレートをダウンロードする
「一から自作するのは自信がない」「公的なフォーマットを使いたい」という方は、インターネット上で公開されているテンプレートをダウンロードして使用することをおすすめします。実は、国土交通省が「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」の中で、標準的なチェックリストの例を公開しています。
このテンプレートを使用する最大のメリットは、「国が推奨しているフォーマットに則って確認を行った」という事実そのものが、管理会社や大家さんに対する牽制になる点です。「この入居者はしっかりしているな」「いい加減な請求はできないな」という印象を与えることができ、将来的なトラブル抑止力としても機能します。
具体的な入手方法ですが、検索エンジンで「国土交通省 入居時チェックリスト」や「原状回復 ガイドライン チェックリスト」と検索すれば、PDF形式やExcel形式のファイルが見つかるはずです。これをプリントアウトして使用しましょう。もしプリンターがない場合は、コンビニのネットプリントなどを活用するのも良いですね。
その他の入手先： 多くの不動産情報サイトや、大手管理会社のウェブサイトでも独自のチェックリストを公開しています。ご自身の契約している管理会社が指定の書式を持っていないか、一度公式サイトを確認してみるのも手です。もし指定書式があれば、それを使うのが最もスムーズです。
ダウンロードしたリストを使用する際の注意点として、項目が細かすぎたり、逆に大雑把すぎたりすることがあります。ご自身の物件の設備（エアコンの有無、追焚機能の有無、宅配ボックスの有無など）に合わせて、適宜項目を追加・修正して使う柔軟性も大切です。あくまでテンプレートは「ひな形」ですので、実際の部屋の状態に合わせて書き込んでいくことが重要になります。
場所別のコメント例文と具体的な記述方法
チェックリストを書く際、多くの人が悩むのが「どう表現すればいいのか？」という点です。単に「汚れている」「傷がある」と書くだけでは不十分です。数年後にこのリストを見た第三者（最悪の場合は裁判官など）が、どのような状態だったのかを明確にイメージできる言葉を選ぶ必要があります。
ここでは、場所別によくある不具合とその具体的な記述例をご紹介します。これらを参考に、見たままの事実を具体的かつ冷静に記述してください。
| 場所 | チェックポイント | 具体的な記述例（NG例 → OK例） |
|---|---|---|
| 玄関 | 土間の汚れ、下駄箱の開閉、ドアのへこみ | NG：ドアに傷がある OK：ドア内側、郵便受けの下あたりに直径1cm程度の塗装剥がれあり。 |
| キッチン | シンクの水垢、コンロ周りの油汚れ、換気扇 | NG：汚い OK：シンク全体に白っぽい水垢の付着あり。換気扇フィルターに油のベタつきが残っている。 |
| 浴室 | カビ、鏡のウロコ汚れ、排水のニオイ | NG：カビがある OK：浴槽のエプロン下部パッキンに黒カビの沈着あり。鏡の下半分にウロコ状の水垢があり曇っている。 |
| トイレ | 便器の黒ずみ、床のシミ、タンクの水流 | NG：流れが悪い OK：水を流した後、タンクに水が溜まるまでに5分以上かかり、異音がする。 |
特に水回りは生活感が出やすく、退去時のクリーニング費用特約などとも絡んでくる重要な箇所です。「清掃済み」となっていても、実際には取りきれていない汚れがあることはよくあります。「入居時から汚れていた」ことを記録しておかないと、退去時に「あなたが掃除を怠ったからカビが生えた」と言われかねません。遠慮せずに細かく書いていきましょう。
床や壁の傷や汚れを正確に記録する表現
退去時の原状回復トラブルで最も揉めるのが、フローリング（床）とクロス（壁紙）の傷や汚れです。これらは面積が広く、張り替えとなると費用も高額になりがちです。だからこそ、入居時のチェックは「刑事の鑑識」になったつもりで徹底的に行う必要があります。
記述のコツは、「位置」「大きさ」「形状」「種類」の4要素を盛り込むことです。
1. 位置の特定
「壁に汚れ」では、部屋のどこの壁かわかりません。「北側の壁、西側の角から約50cm、床から高さ1mの場所」といったように、誰が見てもその場所を特定できるように書きます。
2. 大きさと数の定量化
「大きな傷」という表現は主観的です。「長さ約5cmの線状の傷」「直径2mm程度の穴が3箇所」のように、数字を使って定量化します。定規を持っていくのがベストですが、なければ1円玉（直径2cm）などを基準にしても良いでしょう。
3. 形状と種類の描写
傷にもいろいろあります。「引っ掻き傷」「打痕（物を落としたようなへこみ）」「擦り傷」「剥がれ」「浮き」など、具体的な現象を言葉にします。汚れであれば、「黒ずみ」「黄ばみ（日焼け）」「油汚れ」「カビ」などと区別します。
【プロっぽい記述のテンプレート】
「（場所）に、（大きさ）の（形状・種類）がある。」
- 例：リビング中央付近のフローリングに、長さ10cm程度の深い引っ掻き傷があり、下地が見えている。
- 例：エアコン設置面のクロス左下に、画鋲の跡と思われる微細な穴が6箇所確認できる。
- 例：南側掃き出し窓付近のフローリングが、日焼けにより全体的に白っぽく変色し、表面が毛羽立っている。
特に「日焼け」や「家具の跡」といった自然損耗・経年劣化と思われるものも、入居時からその状態であったことを記録しておくことで、退去時に「あなたの使い方が悪かった」と言われるリスクを排除できます。
スマホで証拠を残す写真の撮り方のコツ
文章での記録と同じくらい、いや、それ以上に強力な証拠となるのが「写真」です。百聞は一見に如かず。どんなに詳細な文章よりも、一枚の写真が事実を雄弁に語ります。しかし、ただ漫然と撮ればいいわけではありません。証拠能力を持たせるための「撮り方」があります。
基本は「引き」と「寄り」の2枚セット撮影です。
- 引きの写真（遠景）： 部屋のどの部分にある傷なのかを特定するための写真です。部屋の全体像や、壁一面が写るように少し離れて撮影します。
- 寄りの写真（近接）： 傷や汚れそのものの詳細を記録するための写真です。ピントをしっかり合わせ、傷の深さや質感がわかるように撮影します。
さらに、証拠能力を高めるためのテクニックとして、「メジャー（巻き尺）を添えて撮る」ことを強くおすすめします。傷の横にメジャーを置いて撮影することで、写真だけで傷の大きさが客観的に証明できます。もしメジャーが手元になければ、ボールペンや硬貨、名刺など、サイズが決まっているものを比較対象として一緒に写し込んでください。
【日付の証明もお忘れなく】
デジタルデータは撮影日時（Exif情報）が記録されますが、念のため、写真の中に「当日の日付」がわかるものを写し込むとより確実です。日付が入った時計や、当日の新聞、あるいはコンビニで買ったレシートなどを端に写しておくと、アナログですが強力な日付証明になります。
また、最近のスマホカメラは高性能すぎて、逆に「きれい補正」がかかってしまうことがあります。フィルター機能や美肌モードなどは必ずオフにし、ありのままの状態が写るように設定を確認してくださいね。
入居者アプリを活用した効率的な報告手順
最近の賃貸物件、特に大手管理会社や新しい物件では、紙のチェックリストではなく、専用の「入居者アプリ」や「WEBフォーム」を使って現況報告を行うケースが増えています。「GMO賃貸DX」や「いい生活」などのシステムが導入されている場合ですね。
アプリ報告の最大のメリットは、写真とコメントをセットで直感的に登録できる点です。スマホで撮影してそのままアップロードできるので、現像の手間も郵送の手間もかかりません。また、データとして管理会社側のサーバーに保存されるため、「送ったはずの紙が紛失された」というリスクも回避できます。
ただし、アプリならではの注意点もいくつかあります。
- 一時保存機能を活用する： いきなり送信するのではなく、確認しながら少しずつ入力し、一時保存するようにしましょう。途中でアプリが落ちてデータが消える悲劇を防ぎます。
- 送信前の最終確認： 一度「送信完了」ボタンを押すと、後から修正や追加ができない仕様になっているアプリが多いです。送信ボタンを押す前に、撮り忘れや書き漏らしがないか、部屋をもう一周して確認しましょう。
- 自分の手元にもバックアップを： アプリで送信したデータは、退去時（数年後）に閲覧できなくなっている可能性があります（アカウント停止やシステム変更など）。送信した写真やコメントの内容は、必ず自分のスマホやクラウドストレージにも保存しておくか、送信画面のスクリーンショットを撮って保存しておきましょう。
「アプリだから簡単」と油断せず、デジタルデータだからこそ、自分自身の管理下にもコピーを置いておくという「二重管理」が、数年後の自分を守ることになります。
実践！賃貸入居時チェックリストの書き方解説
ここまで具体的な書き方や記録方法を見てきましたが、ここからは「書いた後」の実践的なアクションについて解説します。いくら完璧なリストを作っても、それが管理会社に正しく伝わり、受理されなければ意味がありません。提出方法や期限切れの対処など、実務的なフローを確認していきましょう。
郵送やメールでのチェックリスト提出方法
チェックリストの提出方法は、管理会社によって指定されていますが、一般的には「郵送」か「直接持参」、最近では「メール添付」や「WEBフォーム」が主流です。ここで最も重要なのは、「提出したという事実」と「提出した内容」を自分の手元に確実に残すことです。
紙で提出する場合、原本をそのまま送ってしまうのは絶対にNGです。必ずコンビニなどでコピーを取り、コピーを手元に保管し、原本を提出してください。そして、郵送する際は普通郵便ではなく、「特定記録郵便」や「レターパックライト」など、追跡番号があり配達記録が残る方法を利用しましょう。「送ったはずだ」「いや届いていない」というトラブルは意外と多いものです。数百円のコストで安心が買えると思えば安いものです。
メールで提出する場合も同様です。PDF化したリストや写真データを添付して送りますが、送信履歴（送信済みメール）は絶対に削除せずに保存しておいてください。件名には「【入居時現況確認書提出】〇〇マンション 101号室 熊坂」といったように、用件と物件名、氏名を明確に入れましょう。また、メール本文に「受領確認の返信をお願いします」と一言添えておくと、相手が見たかどうかが確認できてより安心ですね。
提出期限を過ぎた場合の対処法と注意点
引っ越しのドタバタで、気づけばチェックリストの提出期限（多くは入居後1週間〜2週間程度）を過ぎてしまっていた…！というのも、よくある失敗談です。「期限が過ぎたからもう出せないや」と諦めてしまうのが、一番やってはいけないことです。
もし期限を過ぎてしまったとしても、必ず管理会社に連絡をして、遅れてでも提出してください。
法的には、「提出期限を過ぎたら入居時の傷を主張できなくなる」という明確な決まりはありません。もちろん、入居から時間が経てば経つほど、「その傷は入居後につけたものではないか？」と疑われるリスクは高まります。しかし、提出しないよりは、遅れてでも出した方が100倍マシです。
連絡をする際は、「引っ越しの片付けに追われて提出が遅れてしまいました。大変申し訳ありませんが、本日確認した内容を送付させていただいてもよろしいでしょうか」と、誠実に謝罪しつつお願いすれば、ほとんどの管理会社は受け取ってくれます。ここで大切なのは、放置せずにすぐに行動することです。
備考欄にはどこまで詳細に書くべきか
チェックリストには多くの場合、自由記述ができる「備考欄」や「特記事項」のスペースが設けられています。ここは、選択式のチェック項目では拾いきれない細かいニュアンスや、特異な状況を伝えるための重要なスペースです。
結論から言うと、「少しでも気になることは、遠慮せず全て書く」のが正解です。「こんな細かいこと書いたらクレーマーだと思われるかな…」と遠慮する必要はありません。
【備考欄に書くべき内容の例】
- 臭い・音に関する事項： 「排水溝から下水のような臭いがする」「換気扇を回すと異音がする」「近隣からの騒音が気になる」など、写真に写らない感覚的な不具合。
- 残置物と思われるもの： 「前の入居者が残したと思われるカーテンフックがある」「ベランダに物干し竿が残っている」など。これらを自分のものとみなされて撤去費用を請求されるのを防ぎます。
- 動作確認の結果： 「エアコンの効きが悪い気がする」「インターホンの映像が乱れることがある」など、完全な故障ではないが調子が悪いもの。
特に「動作確認」は重要です。入居直後は使わなかった設備（例えば夏に入居した場合の床暖房など）も、できる限り一度はスイッチを入れて動作を確認し、違和感があれば備考欄に残しておきましょう。
原状回復トラブルを防ぐためのポイント
入居時チェックリストの作成は、最終的には「原状回復トラブルを防ぐ」ことが最大の目的です。トラブルを防ぐためのポイントは、貸主（管理会社）と借主（あなた）の間で、入居時点の認識のズレをなくしておくことに尽きます。
そのために有効なのが、「補修が必要かどうか」の意思表示です。チェックリストを送る際に、「生活に支障はないので修理は不要ですが、退去時の原状回復対象とならないよう記録をお願いします」といった一筆を添える（あるいは備考欄に書く）ことです。
これにより、あなたは「細かいことに気づくしっかりした入居者」であると同時に、「不必要なクレームを入れて修理を要求するような面倒な入居者ではない」という絶妙なポジションを確立できます。管理会社としても、修理対応をしなくて済むなら助かりますし、記録として残すことには同意しやすい心理状態になります。
この「修理は求めないが、記録は求める」というスタンスこそが、最もスマートで効果的なトラブル予防策だと言えるでしょう。
借主の権利を守るための客観的な記録
最後に、心構えとしてお伝えしたいのは、チェックリスト作成は「借主の正当な権利を守る行為」だということです。日本の法律やガイドラインでは、経年劣化や通常損耗（普通に暮らしていてできる傷や汚れ）の修繕費用は、家賃に含まれており、大家さんが負担するのが原則です。
しかし、現実には「入居時の状態が証明できない」という弱みにつけ込んで、本来負担する必要のない費用まで請求してくる悪質なケースもゼロではありません。そうした不当な請求から自分を守れるのは、あなた自身が作成した「客観的な記録」だけなのです。
感情的にならず、事実を淡々と、しかし詳細に記録する。この姿勢が、結果としてあなたのお金と精神的な平穏を守ることになります。入居時の数時間の作業が、数年後のあなたへのプレゼントになると信じて、丁寧に取り組んでみてください。
賃貸入居時チェックリストの書き方総まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は、賃貸の入居時チェックリストの具体的な書き方から、写真撮影のコツ、提出時の注意点までを網羅的に解説してきました。
記事のポイントを改めておさらいしましょう。
- チェックリストがない場合は、スマホメモや自作ノートでOK。必ず記録を残す。
- 記述は「位置」「大きさ」「形状」を具体的に。数字を使うと説得力アップ。
- 写真は「引き」と「寄り」の2枚セットで。メジャーを添えてサイズを明確に。
- 提出は「コピーをとってから」。郵送なら記録が残る方法を選ぶ。
- 期限を過ぎても諦めずに連絡して提出する。誠意ある対応が鍵。
入居時のチェックは、新生活のスタートラインで少し面倒な作業に感じるかもしれません。しかし、これをしっかり行うことで、安心して快適な生活を送るための土台が出来上がります。「立つ鳥跡を濁さず」と言いますが、綺麗に去るためには「入る時の確認」が不可欠なのです。ぜひこの記事を参考に、漏れのない完璧なチェックリストを作成してくださいね。
以上、賃貸トラブル解決ナビの熊坂がお送りしました。